Tehokas myynnin johtaminen on yksi tärkeimmistä yrityksen kilpailukykyyn vaikuttavista tekijöistä. Vain hyvin johdettu myyntiorganisaatio pääsee erinomaisiin tuloksiin. Myyntiä voidaankin tehostaa varsin merkittävästi jo suhteellisen pienellä myynnin johtamiskäytäntöjen kehityksellä.

Crementum tukee yritystänne seuraavien myynnin johtamisen osa-alueiden kehittämisessä ja toteuttamisessa:

  1. Myyntiprosessi ja myynnin mittarit
  2. Myynnin johtamisjärjestelmä toteutettuna CRM-järjestelmään
  3. Muutoshallinta

Myyntiprosessi ja myynnin mittarit

a) Myyntiprosessi

CRM ja myyntiprosessi

Kun myyntiprosessi on rakennettu oikeaoppisesti ja otettu käyttöön hallitusti, antaa myyntisuppilo nopeasti täsmällisen kokonaiskuvan myynnin tilasta.

Myynnin ohjaamisen tärkeimpiä elementtejä on yritykselle räätälöity systemaattinen myyntiprosessi, jota ilman myynnin ennustaminen on äärimmäisen hankalaa ja useissa tapauksissa jopa mahdotonta.

Ilman tällaista prosessia ennustaminen valitettavan usein toteutetaan historiatiedon pohjalta. Peruutuspeiliin tuijottaminen tuottaa harvoin hyviä tuloksia, kun pitäisi nähdä tulevaisuuteen! Myyntiprosessin avulla voidaan myös varmistaa, että myyntiprojektien onnistumisen kannalta välttämättömät tehtävät tulevat hoidetuksi oikeassa vaiheessa.

Kukin yritys tarvitsee käytännössä täysin omanlaisensa myyntiprosessin. Prosessin sisältöön vaikuttaa moni tekijä, kuten mm. liiketoiminnan luonne, laajuus sekä toimialan ja yrityksen kypsyysaste. Myyntiprosessi täytyy siksi aina määritellä yrityskohtaisesti, mikäli halutaan varmistaa, että saadaan rakennettua aidosti sekä myyjiä että yritystä kokonaisuutena hyödyttävä toimintatapa.

b) Myynnin mittarit

Ennen myynnin prosessin sekä CRM-järjestelmän toteutusta kannattaa hyvin tarkkaan miettiä, mitä täsmälleen halutaan mitata. Tähän vaikuttaa yrityksen strategia ja sen kautta halutut myynnin painopisteet, jotka saattavat ja joiden pitääkin ajan kuluessa muuttua.

Aloittava yritys haluaa mahdollisesti myyntiputkeen maksimimäärän myyntimahdollisuuksia, ja näin mittarien ja seurannan painopiste tulee olla myyntiputken alkupäässä ja aktiviteeteissa. Kypsemmässä vaiheessa oleva yritys taas saattaa haluta keskittää mittarit lähemmäs myyntiputken loppupäätä.

Erityisen tärkeää on myös, että myyntiputkesta muodostuu ajan kuluessa tasapainoinen. Lisäksi myyntiputkessa tulee olla riittävä virtausnopeus. Oikein valittujen myynnin mittarien ja yrityksen liiketoimintaan sovitetun systemaattisen myyntiprosessin avulla voidaan varmistaa, että myynti on tasapainossa ja kaikki myyntimahdollisuudet liikkuvat myyntiputkessa eteenpäin.

Kun mittarit on näin asetettu ennen järjestelmän määrittämistä, voidaan olla varmoja, että järjestelmästä saadaan kaikki tarvittava tieto myynnin tehokkaaseen johtamiseen.

Perinteisiä esimerkkejä myynnin mittareista ovat määrälliset aktiviteettimittarit, kuten

  • asiakastapaamisten ja –puheluiden määrä
  • tehtyjen tarjousten määrä

tai euromääräiset kuten esimerkiksi

  • tilausten kokonaisarvo eli tilauskanta
  • tarjousten kokonaisarvo eli tarjouskanta.

Hiukan harvinaisempia ja kehittyneempiä mittareita ovat esimerkiksi

  • myyntiputken kokonaisarvo ja painotettu arvo
  • myyntiputken suhdeluku eli myyntiputken arvo suhteessa myyntitavoitteeseen
  • suppilon virtausnopeuden mittarit, kuten myyntihankkeen maksimiaika kussakin myyntiprosessin vaiheessa
  • myyntihankkeiden määrä ja arvo kussakin myyntiprosessin vaiheessa
  • keskimääräinen myyntihankkeen koko.

Tällaisilla kehittyneemmillä systemaattiseen myyntiprosessiin pohjautuvilla mittareilla pystytään kääntämään katse taustapeilistä eteenpäin ja ennustamaan myynnin tulevaisuutta.

Myynnin johtamisjärjestelmä toteutettuna CRM:ään

Asiakkuudenhallintajärjestelmän eli CRM-järjestelmän käyttö kiinteänä osana myynnin johtamista on arkipäivää etenkin monissa kansainvälisissä B2B-ratkaisumyyntiorganisaatioissa. Käytännössä kaikissa tehokkaasti työskentelevissä ja hyvää tulosta tekevissä kansainvälisten yritysten myyntiorganisaatiossa on CRM-järjestelmän käyttöaste erittäin korkealla tasolla. Näissä organisaatioissa eräs  ensimmäisistä asioista, johon uusi myyjä perehdytetään, onkin CRM-järjestelmän käyttö.

Hyödyt myynnille ja etenkin myynnin johtamiselle ovat kiistattomat, ja se on näissä yrityksissä ymmärretty. Myynnin prosessit on näissä yrityksissä rakennettu hyvin usein niin, ettei myyminen ”järjestelmän ohi” ole edes mahdollista. Esimerkkejä tästä ovat mm.:

  • liidit jaetaan myynnille CRM-järjestelmän markkinointiautomaation kautta
  • myynnin teknisen tuen tai jopa asiakastoimituksen resursointi riippuu siitä, ovatko asianmukaiset tiedot hankkeesta tallennettuna CRM-järjestelmään
  • asiakkaille tarjottavat tuotteet konfiguroidaan CRM:n yhteydessä toimivalla työkalulla
  • asiakkaille lähtevät tarjousdokumentit tuotetaan suoraan CRM-järjestelmästä
  • esimiehen hyväksyntä tarjouksen jättämiselle haetaan sähköisesti CRM:n kautta

Crementumin ratkaisut perustuvat Microsoft Dynamics CRM -järjestelmään, jossa myynnin johtamista voidaan tukea mm. seuraavilla  työvälineillä:

”Dashboards” eli koontinäytöt

Dynamics CRM koontinäyttö

Dynamics CRM:n koontinäyttöjen avulla saadaan liiketoiminnasta selkeä reaaliaikainen kuva.

Koontinäytöt ovat selkeä tapa esittää ja yhdistellä reaaliaikasta tietoa liiketoiminnan tilasta. Koontinäyttöjä on helppo rakentaa ja  muokata organisaation erilaisiin tarpeisiin ja useisiin eri tarkoituksiin. Tämä Dynamics CRM 2011-version uusi  toiminnallisuus tarjoaa markkinoiden parhaat työkalut visuaalisten “kojelautojen” rakentamiseen. Esimerkkinä eri tarpeisiin tehdyistä ”dashboardeista” voidaan rakentaa

  • johdolle yhteenveto koko yrityksen tai liiketoiminnan tilanteesta
  • myyntiryhmän vetäjille näkymä oman tiimin toimintaan
  • kullekin myyjälle oma henkilökohtainen näkymä.

Tavoitteiden seuranta

CRM: tavoitteiden hallinta

Tavoitteita ja niiden toteutumista voidaan Dynamics CRM:ssä seurata myös visuaalisesti.

Tavoitteiden seuranta on toinen hieno Dynamics CRM 2011 -version uusi toiminnallisuus, jolla tavoitetilan saavuttamista voidaan seurata yksityiskohtaisesti eri tasoilla. Tavoitteiden hallintaa voidaan muokata vapaasti yrityksen omien vaatimusten mukaisesti, mutta tyypillisesti seurataan toteutunutta myyntiä tavoitteisiin nähden sekä sitä, missä kullakin hetkellä myynnin pitäisi olla, että asetettuihin tavoitteisiin päästään.

Aktiviteettien seuranta

Perinteinen myyntiaktiviteettien määrän seuranta ja raportointi on toki mahdollista Dynamics CRM:ssä. Mikäli halutaan oikein tarkkaa seurantaa/muistutuksia tapaamisista, puheluista ja tehtävistä, on tämä mahdollista Dynamics CRM:ssä aktiviteettien kautta. Kaikki aktiviteetit saadaan liitettyä helposti muutamalla napin painalluksella oikeaan myyntimahdollisuuteen.

Aktiviteettien määrän tiukasta seurannasta saattaa myyjille helposti tulla negatiivinen  ”mikromanageeraamisen” maku, mutta järkevästi toteutettuna aktiviteettien hallinnalla saadaan helpotettua myyjän työtä etenkin, kun liikkuvan työn laitteet otetaan mukaan kuvioon (älypuhelin & tabletti). Kattava Microsoft Office Outlook –integraatio ja älypuhelimet mahdollistavat myös asiakasviestinnän, kuten sähköpostien ja puheluiden automaattisen tallentumisen Dynamics CRM-järjestelmään.

Yhteenvetona sanottakoon, että myynnin johtamisjärjestelmän toteutus on monivaiheinen mutta suoraviivainen kokonaisuus, jonka vaiheistus yksinkertaistettuna on: prosessi, mittarit, järjestelmä, koulutus ja muutoshallinta.